Die Organisation obliegt BAPersBw III 4.2. Die Einplanungskonferenz findet ca. ein halbes Jahr vor Ende des Studiums (also während deines PJs) an der SanAkBw statt. (Für Humanmedizin. Alle weiteren Approbationen werden direkt in Köln im BAPersBw III 4.3 innerhalb eines Tages eingeplant, wobei nach CPS sortiert jeder nach einander zum /zur zukünftig aufnehmenden Personalführer/-in kommt und auf einen Standort verteilt wird.)

Die Einplanung dauert i.d.R. 3-4 Tage und findet unter der Woche statt. Eure Beurlaubung wird für diese Zeit aufgehoben und ihr werdet kommandiert. Die Teilnahme ist grundsätzlich verpflichtend. Ihr müsst also Fehltage im PJ in Anspruch nehmen. In vielen Kliniken ist es jedoch möglich mit den Vorgesetzten zu kommunizieren, dass ihr aus dienstlichen Gründen abwesend seid und euch somit keine Urlaubstage abgezogen werden.